Achats de communication : structurer et optimiser
Comment structurer les achats de communication pour gagner en efficacité et cohérence.
Les achats de communication sont souvent éclatés entre 5 directions (com, marketing, RH, commercial, services généraux), chacune avec ses propres fournisseurs. Structurer ces achats, c'est passer d'une dépense opaque à un poste piloté avec un budget consolidé.
En résumé : structurer les achats de communication passe par 3 étapes : cartographier les dépenses par direction, consolider les fournisseurs et le catalogue, et mettre en place une plateforme commune avec contrôle budgétaire par centre de coût.
Que sont les achats de communication ?
Les achats de communication regroupent tous les biens et services produits pour communiquer : impression (plaquettes, cartes de visite, PLV), objets promotionnels (goodies, textile), supports événementiels (roll-up, stands), signalétique (badges, enseignes) et print on demand (documents internes, livrets d'accueil).
Dans la plupart des entreprises, ces achats sont dispersés : la communication commande ses plaquettes, les RH commandent les welcome packs, le commercial commande les goodies, les services généraux commandent la signalétique. Chacun avec ses fournisseurs, ses processus et ses budgets. Résultat : des doublons, des prix non négociés et aucune visibilité globale.
Étape 1 : Cartographier les dépenses
| Direction | Achats type | Fournisseurs habituels | Budget estimé |
|---|---|---|---|
| Communication | Plaquettes, PLV, affiches | Imprimeur local + agence | 40 % du total |
| Marketing | Goodies, textile, PLV événementiel | Fournisseur goodies + imprimeur | 25 % du total |
| RH | Welcome packs, badges, livrets | Imprimeur différent | 15 % du total |
| Commercial | Cartes de visite, plaquettes produit | Encore un autre imprimeur | 15 % du total |
| Services généraux | Signalétique, panneaux | Enseignier local | 5 % du total |
Étape 2 : Consolider
Identifier les doublons
5 directions qui commandent des cartes de visite chez 3 imprimeurs différents. Plaquettes qui existent en 4 versions selon le service. Goodies commandés en double par le marketing et le commercial. Premier gain : éliminer les doublons.
Rationaliser les fournisseurs
Consolider sur 3 à 5 fournisseurs couvrant tout le périmètre (impression, goodies, signalétique). Négocier des contrats-cadres avec des tarifs par volume. Gain estimé : 10-20 % sur les prix d'achat.
Créer un catalogue commun
Un catalogue unique accessible à toutes les directions. Chaque produit est aux normes de la charte, au prix négocié. Les collaborateurs commandent en autonomie dans un cadre contrôlé.
Étape 3 : Piloter avec une plateforme
Budget par direction
Chaque direction a son budget et ses plafonds. Les dépassements déclenchent une alerte avant production, pas après.
Validation par seuil
Sous le seuil, la commande part automatiquement. Au-dessus, le responsable de direction valide. Fin des emails de validation.
Facturation consolidée
Une facture mensuelle avec ventilation par direction et par centre de coût. La compta saisit une facture au lieu de 30.
Questions fréquentes
En montrant que la plateforme ne supprime pas l'autonomie de chaque direction, elle la structure. Chaque direction garde son budget, ses produits et ses validations. Ce qui change : fin des devis, fin des relances, fin des factures à saisir, et des prix négociés au lieu de prix au coup par coup. L'argument décisif est le gain de temps : 4 à 6 heures par semaine et par direction.
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Définitions connexes
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Imprizio centralise vos commandes, vos fournisseurs et vos supports sur une plateforme dédiée. Catalogue sur-mesure, validation des commandes, contrôle budgétaire et facturation consolidée.
